Comment l’ERE révolutionne la communication entre les propriétaires et les syndics ?

L’assemblée générale est l’organe de décision clé d’une copropriété. Elle réunit l’ensemble des copropriétaires d’un immeuble pour voter les résolutions proposées par le syndic et prendre des décisions importantes sur la gestion de l’immeuble. Les décisions prises lors de l’assemblée générale engagent tous les copropriétaires présents ou représentés. À la suite de l’assemblée générale, de nombreuses notifications doivent être envoyées aux copropriétaires. C’est pourquoi l’usage du recommandé électronique est devenu une méthode incontournable pour les syndics de copropriété.

L’assemblée générale : un moment clé pour les copropriétaires

a. Préparation

L’organisation d’une assemblée générale de copropriété est une étape importante pour la gestion d’un immeuble. Le syndic de copropriété doit préparer plusieurs éléments pour que cette réunion se déroule dans les meilleures conditions.

La préparation de l’assemblée générale de copropriété :

Tout d’abord, il doit établir un ordre du jour complet et détaillé pour l’assemblée générale, en incluant tous les points qui seront discutés pendant la réunion, conformément à l’article 11-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965.
Ensuite, le syndic doit préparer les documents nécessaires pour l’assemblée générale, tels que le budget prévisionnel, le compte de gestion, le relevé des charges, le procès-verbal de la dernière assemblée générale, et les différents devis relatifs aux travaux qui seront soumis au vote de l’assemblée.
Le syndic doit également informer les copropriétaires de toutes les informations nécessaires pour qu’ils puissent prendre des décisions éclairées pendant l’assemblée générale. Cela peut inclure des informations sur les travaux prévus, les changements réglementaires, les évolutions du marché immobilier, etc.
Le syndic doit préparer les résolutions qui seront soumises au vote de l’assemblée générale, en veillant à ce qu’elles soient conformes à la loi et aux règlements de la copropriété.

Enfin, le syndic doit organiser la réunion de l’assemblée générale, en veillant à ce qu’elle se déroule dans les meilleures conditions possibles, et notamment en garantissant que tous les copropriétaires ont la possibilité de s’exprimer et que les votes se déroulent de manière transparente et équitable. Conclusion : une préparation rigoureuse pour une assemblée générale réussie !

b. Convocation

En France, la convocation d’une assemblée générale de copropriété doit être envoyée à tous les copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale, conformément à l’article 8 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 :

La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale
L’ordre du jour de l’assemblée générale, qui doit mentionner toutes les questions qui seront soumises au vote des copropriétaires
Le texte des résolutions proposées par le syndic ou les copropriétaires
Les documents nécessaires à l’examen des questions inscrites à l’ordre du jour, tels que les comptes de la copropriété, les devis des travaux, les contrats en cours, etc.

La convocation doit également mentionner les modalités de vote (par exemple, vote à main levée, vote par correspondance) et les conditions nécessaires pour la validation des décisions prises lors de l’assemblée générale. Il est important de souligner que la convocation doit être envoyée à tous les copropriétaires, y compris ceux qui sont en situation de contentieux ou qui sont débiteurs de charges. Selon l’article 48 du décret n°2020-834 du 2 juillet 2020, les convocations aux assemblées générales peuvent être transmises par voie électronique.

c. Compte rendu

En France, la rédaction d’un compte rendu est obligatoire à la suite de chaque assemblée générale de copropriété. Ce document doit être envoyé aux copropriétaires dans les plus brefs délais et doit contenir toutes les décisions prises lors de la réunion, ainsi que les éventuelles résolutions adoptées.

Voici les informations clés qui doivent figurer dans un compte rendu d’assemblée générale :

La liste des copropriétaires présents ou représentés, ainsi que les pouvoirs de représentation.
Les décisions prises lors de l’assemblée générale, y compris le résultat de chaque vote.
Le budget prévisionnel de l’année suivante, ainsi que le montant des charges pour chaque copropriétaire.
Les travaux prévus dans la copropriété, ainsi que le calendrier et le coût estimé de chaque projet.
Les rapports annuels du syndic, qui doivent comprendre un compte de gestion, un compte de résultat, un budget prévisionnel et une liste des impayés.
Les éventuelles questions posées par les copropriétaires lors de l’assemblée générale et les réponses fournies.

Il est important de souligner que le compte rendu d’assemblée générale doit être envoyé à tous les copropriétaires, sans exception. Depuis la loi ELAN de 2018, il est possible de faire parvenir le compte rendu en recommandé électronique, sous certaines conditions. N’oubliez pas que la rédaction d’un compte rendu complet et précis est essentielle pour garantir une bonne gestion de la copropriété et la transparence des décisions prises lors de l’assemblée générale.

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Le rôle de la notification électronique

a. Modalité d’envoi de recommandé électronique

Le décret n°2019-650 du 27 juin 2019 encadre l’envoi de recommandé électronique par les syndics de copropriété lors des assemblées générales. Voici les conditions à respecter :

Le copropriétaire doit donner son accord préalable et exprès pour recevoir les documents par voie électronique, par écrit ou par voie électronique.
L’envoi doit être réalisé par un prestataire qualifié qui garantit l’identité de l’expéditeur et du destinataire, ainsi que la confidentialité des données transmises.
L’envoi doit comporter une signature électronique qualifiée conformément aux exigences de l’article 3 du règlement eIDAS.
Le copropriétaire doit pouvoir télécharger et conserver le document pendant 10 ans.

Le syndic doit s’assurer que l’envoi a bien été remis au copropriétaire et que celui-ci dispose des moyens techniques nécessaires pour accéder aux documents transmis.

b. Les avantages de l’ERE

Les avantages de l’envoi recommandé électronique (ERE) pour les convocations aux assemblées générales de copropriété sont nombreux. Tout d’abord, cette méthode permet de gagner du temps en permettant aux copropriétaires de recevoir les documents immédiatement après leur envoi par le syndic.

De plus, elle permet de réduire les coûts en évitant les frais d’affranchissement et de gestion des retours. Les copropriétaires peuvent recevoir la convocation directement sur leur ordinateur ou leur smartphone, facilitant ainsi leur participation et évitant les risques de perte ou de retard de courrier.

Contrairement à l’envoi postal, l’envoi recommandé électronique garantit la réception de la convocation par le destinataire et fournit une trace numérique.

En résumé, l’envoi de recommandé électronique est une méthode moderne, pratique et sécurisée pour transmettre les documents liés à la gestion des copropriétés lors des assemblées générales. Cela permet de faciliter la participation des copropriétaires tout en optimisant les coûts et en améliorant la sécurité et la traçabilité des envois.