L’Assemblée Générale de Copropriété : Guide pratique pour une participation efficace

Avec l’approche de la période cruciale des assemblées générales (AG) des copropriétés, il devient impératif pour chaque copropriétaire de comprendre le déroulement de ces rencontres, l’importance de leur participation, ainsi que les modalités de contribution active à ces événements.

Organisation d’une Assemblée Générale de Copropriété

L’assemblée générale des copropriétaires représente le moment clé où les décisions importantes relatives à la gestion de l’immeuble sont prises. Pour une organisation réussie, plusieurs étapes sont à respecter :

  • Convocation : Chaque copropriétaire reçoit une convocation, généralement par lettre recommandée avec accusé de réception, mentionnant la date, l’heure, le lieu de l’AG, ainsi que l’ordre du jour. Cette convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant la date de l’assemblée.
  • Ordre du jour : L’ordre du jour, défini par le syndic de copropriété, inclut l’ensemble des questions à discuter. Il peut intégrer des points ajoutés sur demande des copropriétaires.
  • Déroulement : L’AG se déroule sous la présidence d’un membre élu parmi les copropriétaires. Après un mot d’accueil, chaque point de l’ordre du jour est discuté. Les décisions sont prises par vote, selon les règles de majorité définies par la loi.

Comment Mettre un Sujet à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale

Participer activement à l’AG signifie aussi poser des questions ou soumettre des points à l’ordre du jour. Pour ce faire, il est recommandé :

  • En amont de l’AG : Adressez une demande écrite au syndic pour ajouter une question à l’ordre du jour. Cette demande doit être envoyée suffisamment tôt, généralement deux mois avant l’assemblée, pour être prise en compte dans la convocation.
  • Pendant l’AG : Vous pouvez poser des questions lors de la présentation de chaque point. Il est conseillé de rester concis et constructif pour faciliter les échanges et la prise de décision.

L’Assiduité aux Assemblées Générales est-elle Obligatoire ?

Bien qu’assister aux AG ne soit pas juridiquement obligatoire, votre présence est fortement recommandée. Participer à l’AG de votre copropriété vous permet :

  • D’influer sur les décisions : Votre vote compte dans les résolutions qui affectent la vie quotidienne et la gestion financière de la copropriété.
  • D’être informé : C’est l’occasion de se tenir au courant des projets en cours, des budgets alloués et des éventuels travaux à prévoir.
  • De tisser des liens : Les AG sont aussi un moment privilégié pour rencontrer les autres copropriétaires et le syndic, discuter des préoccupations communes et proposer des idées.

L’Envoi de Recommandés

La loi impose des délais précis pour l’envoi de la convocation à l’AG des copropriétaires. La convocation doit être envoyée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale. Ce délai permet aux copropriétaires de prendre connaissance de l’ordre du jour, de se préparer aux discussions et, si nécessaire, de formuler des questions ou des propositions à ajouter à cet ordre du jour.

Ce délai de 21 jours est un minimum légal. Dans la pratique, certains syndics choisissent d’envoyer ces convocations encore plus tôt, pour laisser suffisamment de temps aux copropriétaires de s’organiser, surtout si des sujets importants ou complexes doivent être abordés pendant l’AG.

Opter pour l’Envoi de Recommandés Électroniques pour vos Convocations d’AG et les Procès Verbaux

Conformément au décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020, vous avez la possibilité de moderniser vos processus d’envoi de convocations pour les assemblées générales (AG) en adoptant le service de lettre recommandée électronique (LetReco Simple). Cette solution de dématérialisation offre une fiabilité accrue, garantissant une horodatage précis tant pour l’envoi que pour la réception des documents, grâce à l’expertise du service qualifié de lettre recommandée électronique, LetReco. En choisissant cette méthode, vous bénéficiez d’une traçabilité, d’une réduction de cout de plus de 50%, d’une sécurité optimales pour vos communications officielles, tout en simplifiant l’organisation administrative de vos AG.