La copropriété est un modèle juridique qui peut s’avérer complexe à gérer. Les syndics de copropriété jouent un rôle crucial. Entre la gestion administrative, financière et juridique de l’immeuble, ils doivent assurer une communication régulière aux copropriétaires. Pour cela, la voie électronique est aujourd’hui un moyen simple pour garantir une gestion efficace et dans les normes. Pour un syndic envoi recommandé et autres lettres électroniques sont des leviers efficaces d’optimisation de son activité.
Les interventions de gestion de copropriétés par les syndics
Les interventions sont nombreuses afin de réaliser la gestion de copropriétés, par les syndics. Voici quelques situations dans lesquelles ils interviennent.
Assemblée Générale
L’organisation d’une assemblée générale de copropriété est régie par la loi du 10 juillet 1965, et doit comprendre plusieurs étapes importantes :
- Préparation : en amont le syndic de copropriété prépare l’ordre du jour, qui inclut l’ensemble des sujets à aborder, les comptes rendus des assemblés générales précédentes et les documents financiers.
- Convocation : une notification comprenant les modalités de la réunion (date, heure, lieu), l’ordre du jour et les modalités de participation, est envoyée aux copropriétaires au minimum 21 jours avant la date de l’assemblée générale. Selon l’article 48 du décret n°2020-834 du 2 juillet 2020, les notifications des convocations aux assemblées générales par recommandé électronique sont possibles.
- Compte rendu : un compte rendu de la réunion doit être rédigé et envoyé aux copropriétaires dans les plus brefs délais.
Sinistre
Dans le cas d’un sinistre de copropriété, le syndic est tenu d’informer les copropriétaires de l’incident et des mesures entreprises pour le résoudre. Pour cela, l’envoi de recommandé électronique est préconisé pour favoriser la rapidité de diffusion.
Ayant pour missions de coordonner les travaux de réparation et gérer l’ensemble des démarches liées aux assurances, le syndic de copropriété doit maintenir une communication transparente et constante auprès des copropriétaires (par envoi de recommandé électronique, e-mails ou message d’alerte).
Litige
Chargé de faire respecter la loi de 1965, ainsi que le règlement de la copropriété établi, le syndic a le pouvoir d’intervenir lors des différents litiges (impayés ou entre copropriétaires). Pour rappeler à l’ordre, plusieurs moyens peuvent être entrepris :
- Première étape, l’envoi de la mise en demeure aux copropriétaires qui enfreignent les règles a pour objectif de notifier les manquements reprochés, les conséquences en cas de non-respect et le délai pour y remédier. Cette dernière, peut être envoyé par voie électronique dans le but d’accélérer la procédure.
- Alternative moins coûteuse que les procédures judiciaires, la médiation ou la conciliation peut être une solution envisagée par le syndic de copropriété.
- Dernier recours, le syndic peut engager un avocat et saisir le Tribunal Judiciaire.
Pourquoi dématérialiser l’envoi des courriers ?
Économie
Face aux nombreuses notifications obligatoires du syndic de copropriété, l’envoi du courrier électronique recommandé (ERE) est une solution efficace pour réduire les charges liées aux courriers recommandés. Sans les coûts associés à l’impression, au timbre et au transport, l’envoi de recommandé électronique est en moyenne 2 à 4 fois moins cher que la lettre recommandée papier.
Respect des délais
L’envoi de courrier électronique recommandé (ERE) est plus rapide que l’envoi de courrier physique recommandé, car il n’y a pas de délai de transport. Il promet également une sérénité face aux délais légaux.
Meilleure traçabilité
L’envoi de courrier électronique recommandé (ERE) permet une gestion plus efficace des données, car il est possible de suivre l’envoi et la réception du courrier électronique, ainsi que de stocker les documents électroniques de manière sécurisée en cas de litige (preuves dématérialisées accessible 7j/7 et 24h/24).
Écologie
L’envoi de courrier électronique recommandé (ERE) permet une gestion plus efficace des données, car il est possible de suivre l’envoi et la réception du courrier électronique, ainsi que de stocker les documents électroniques de manière sécurisée en cas de litige (preuves dématérialisées accessible 7j/7 et 24h/24).
Le point réglementaire
L’article 48 du décret 2020-834 du 2 juillet 2020 sur l’envoi de courriers électroniques par les syndics de copropriété prévoit que ces derniers puissent envoyer des notifications et des convocations aux assemblées générales des copropriétaires par voie électronique, sous certaines conditions :
- Les copropriétaires doivent avoir donné leur accord pour recevoir ces notifications et convocations par voie électronique.
Les notifications et convocations doivent être accompagnées d’un accusé de réception électronique qui prouve que le copropriétaire ait bien reçu le courrier. - Les notifications et convocations doivent être envoyées à l’adresse électronique indiquée par le copropriétaire.
Les notifications et convocations doivent être envoyées au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale. - Les syndics doivent conserver une copie des notifications et convocations envoyées, ainsi que des accusés de réception électroniques.
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