Lettre de recouvrement de dettes : comment utiliser LetReco simple?

Les particuliers et les entreprises peuvent être confrontés à des difficultés financières à cause de créances impayées. De plus, le recouvrement de ces créances devient de plus en plus complexe, et les méthodes traditionnelles peuvent s’avérer longues et inefficaces. Il est donc important d’adopter des méthodes plus modernes et de disposer d’outils plus rapides et efficaces pour gérer ces situations difficiles. Pour l’envoi d’une lettre de recouvrement, l’utilisation de l’ERE (envoi de recommandé électronique) apparaît alors comme une solution qui offre de nombreux avantages, tant pour les particuliers que pour les professionnels.

Maximiser les chances de recouvrement

Quand avoir recours au recouvrement ?

Le recouvrement est le processus de récupération de fonds qui ont été dus ou qui sont dus. Les procédures de recouvrement varient selon le type de dette, mais commencent généralement, par des rappels et des mises en demeure, qui sont des avertissements envoyés au débiteur pour lui rappeler son obligation de rembourser la dette.

Si le débiteur ne répond pas aux avertissements et ne rembourse pas la dette, le créancier peut alors décider d’entamer une procédure judiciaire pour récupérer les fonds et avoir recours à l’envoi d’une lettre de recouvrement. Les procédures de recouvrements peuvent avoir lieu dans plusieurs cas :

Factures impayées : lorsqu’un débiteur ne paie pas une facture dans les délais convenus, le créancier peut entamer une procédure de recouvrement pour obtenir le paiement.
Prêts impayés : lorsqu’un prêteur n’obtient pas le remboursement d’un prêt selon les termes convenus, il peut entamer une procédure de recouvrement.
Loyers impayés : lorsqu’un locataire ne paie pas son loyer dans les délais convenus, le propriétaire peut entamer une procédure de recouvrement.
Frais impayés : lorsqu’une entreprise ne reçoit pas le paiement de frais liés à ses services ou à ses produits, elle peut entamer une procédure de recouvrement.

Contrats non honorés : lorsqu’une entreprise ou une personne ne respecte pas les termes d’un contrat, l’autre partie peut entamer une procédure de recouvrement pour obtenir des dommages-intérêts ou pour faire respecter les termes du contrat.

Le guide pour une action efficace

Étape 1 :

Avant de demander le paiement d’une créance, il est important de s’assurer que celle-ci est effectivement due. Cela signifie que le délai de paiement pour cette créance doit être écoulé…Il est donc essentiel de s’assurer que la créance est exigible avant de procéder à une action pour obtenir son paiement.

Étape 2 :

Il est important de vérifier le délai de prescription pour exiger le recouvrement de vos créances, c’est-à-dire du délai disposé pour réclamer un paiement. Il est donc conseillé de bien les relire ou d’obtenir de l’aide pour savoir comment recouvrer vos factures impayées.

Étape 3 :

Une fois ces vérifications accomplies, il sera alors possible de débuter un processus de recouvrement, avec une tentative de résolution amiable en réalisant des relances non-officielles.

Étape 4 :

Si les tentatives précédentes ont échoué, l’étape suivante consistera à envoyer une mise en demeure au débiteur. Ayant des conséquences juridiques réelles, cette lettre de recouvrement est un document qui doit comporter certaines mentions obligatoires afin d’être valable. Pour simplifier la procédure de recouvrement, l’envoi de recommandé électronique (ERE) peut être utilisé pour l’envoi de mises en demeure. Il est important de noter que les critères à respecter peuvent différer en fonction de si la mise en demeure est adressée à une personne physique ou une entreprise, car cela implique la fourniture d’informations supplémentaires en termes de preuves et de forme.

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Simplifier les procédures de recouvrement avec l’ERE

Une conformité légale assurée

En France, l’envoi de mise en demeure pour recouvrement est régi par l’article 1344 du Code civil, et énonce que des éléments doivent obligatoirement figurer dans une mise en demeure pour être valable :

L’identité du créancier doit être clairement établie : la mise en demeure doit préciser le nom et l’adresse du créancier et permettre d’identifier le créancier de manière certaine.
La réception de la mise en demeure doit être prouvée : Il est important de pouvoir prouver que la mise en demeure a bien été reçue par le débiteur. Cela peut être fait à travers un accusé de réception automatique.
La mise en demeure doit être rédigée de manière claire et compréhensible : elle doit préciser les informations nécessaires pour permettre au débiteur de répondre adéquatement, telles que le montant de la créance, la date d’échéance et les conséquences d’un défaut de paiement.
La mise en demeure doit être mentionnée comme telle.

En cas de recouvrement effectué dans le cadre d’une activité économique en ligne, c’est l’article 6 de la loi pour la confiance dans l’économie numérique (LCEN) qui prévoit également que l’envoi de documents électroniques et/ou d’une mise en demeure électronique pour recouvrement sont valables juridiquement.

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Les bénéfices de l’ERE

Les avantages de l’utilisation de l’envoi de recommandé électronique (ERE) sont nombreux. Elle permet d’abord un gain de temps et d’efficacité considérable, car il n’est plus nécessaire de se déplacer, ou d’attendre le retour d’une AR signée (délai pouvant aller de 5 à 20 jours) ou de savoir si une lettre recommandée a été ignorée ou NPAI (délai pouvant aller de 25 jours à 2 mois). En outre, il est possible d’adapter sa relance en fonction de la réaction du destinataire, grâce à la preuve de dépôt et d’acceptation disponible immédiatement.

Côté économique, la relance électronique coûte entre 2 et 4 fois moins cher que la lettre recommandée papier, en raison des économies réalisées sur l’affranchissement, le papier, l’enveloppe, la photocopie du dossier complet, la mise sous pli, le scan et l’archivage de l’envoi et des preuves.

Enfin, l’envoi de recommandé électronique lors des procédures utilisant la lettre de recouvrement permet d’avoir une couverture en cas de litige, car elle offre une preuve certifiée sur le contenu de l’enveloppe, et permet de prouver à tout moment ses envois grâce à des preuves dématérialisées accessibles 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

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