Qu’est-ce qu’un courrier recommandé électronique ?

Un courrier recommandé électronique, au sens de la loi, est un service rendu par un Tiers d’Acheminement – qui permet de prouver qu’un contenu a bien été échangé entre 2 parties. Il apporte en particulier :

– La preuve du dépôt du courrier par l’expéditeur au Tiers d’Acheminement

– La preuve de consentement par le destinataire à recevoir le courrier

– La preuve d’envoi – ou preuve de remise – au destinataire dudit courrier une fois qu’il a accepté de le recevoir

Ces preuves sont constituées et conservées par le Tiers d’Acheminement de manière électronique et protègent ainsi les 2 parties en garantissant la traçabilité de l’échange.

À la suite de la promulgation de la loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique et du décret 2018-347 du 9 mai 2018, la lettre recommandé électronique doit reprendre les exigences de l’envoi recommandé électronique qualifié du règlement (UE) n ° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE (ci-après le « Règlement eIDAS »).

Ces exigences sont listées à l’article 44 du Règlement eIDAS.

Le décret n°2018-347 du 9 mai 2018 entrera en vigueur le 1erjanvier 2019.

Ainsi, à compter du 1erjanvier 2019 :

  • Dans les cas où les textes législatifs ou réglementaires imposaient une communication par lettre recommandée papier ou électronique, il est obligatoire d’envoyer une LRE qualifiée (art 44 du Règlement eIDAS).
  • Mais dans les cas où les textes législatifs ou réglementaires ne précisaient rien ou proposaient un envoi par tous moyens, il est possible d’envoyer un envoi recommandé électronique simple (art 43 du Règlement eIDAS). Par exemple : pour une mise en demeure.

En quoi la lettre recommandée électronique est-elle plus fiable que le pli RAR classique ?

Le courrier RAR électronique constitue une évolution significative permise par plusieurs facteurs :
– la disponibilité de technologies cryptographiques basées sur des standards incontestés
– un cadre légal pour la signature et la reconnaissance de preuves électroniques
– un cadre légal pour la remise de courriers recommandés en format électronique

Avec le courrier RAR électronique, plus de contestation possible sur l’authenticité des contenus transmis,  ni de falsification permise, des empreintes électroniques vous protègent. Des moyens cryptographiques permettent à tout moment  de vérifier que les contenus que vous aviez transmis sont exactement ceux qui furent remis à vos correspondants. Plus possible de prétendre avoir reçu une enveloppe vide ou un autre document, n’est–ce pas un réel avantage ?

Faut-il envoyé une LRE simple (art 43 du Règlement eIDAS) ou une LRE qualifié (art 44 du Règlement eIDAS) ?

À la suite de la promulgation de la loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique et du décret 2018-347 du 9 mai 2018 Dans les cas où les textes législatifs ou réglementaires imposaient une communication par lettre recommandée papier ou électronique, il sera obligatoire d’envoyer une LRE qualifiée (art 44 du Règlement eIDAS).
Par contre, Mais dans les cas où les textes législatifs ou réglementaires ne précisaient rien ou proposaient un envoi par tous moyens, il sera possible d’envoyer un envoi recommandé électronique simple (art 43 du Règlement eIDAS). Par exemple : pour une mise en demeure.

Comment être sûr que j’envoie une LRE qualifiée ?

Nous attirons votre attention sur un point : si vous utilisez un prestataire qualifié eIDAS mais que le workflow ne comprend pas une vérification de l’identité de l’expéditeur avec un niveau de confiance élevé utilisant entre autres une clé Real ou un certificat rgs2* et une vérification de l’identité du destinataire avec un niveau de confiance substantiel (RGS 2*, carte à codes, …), c’est que vous n’utilisez pas un service de LRE qualifié.

Quelles sont les garanties apportées par LETRECO ?

Equisign, opérateur de LETRECO en partenariat avec OpenTrust/DocuSign et tiers de confiance certifié (ETSI TS 101 456) garantit la validité des signatures électroniques apposées sur les preuves ainsi que l’intégrité des contenus transmis sous forme de courrier RAR tout électronique.

Grâce au partenariat entre Docusign et Adobe, LETRECO vous transmet des preuves de dépôt et de retrait en format PDF signé et dont les signatures sont directement reconnues et vérifiables dans l’onglet « Signatures » d’Adobe Reader®.

Les preuves électroniques générées par LETRECO lors des opérations de dépôt, d’acceptation et de remise d’un courrier recommandé tout électronique constituent des preuves opposables attestant des différentes étapes du processus de remise du pli.

Quelles sont les preuves générées par LETRECO, en quoi sont-elles opposables ?

Lors du dépôt de votre courrier recommandé sur LETRECO, le système génère un “avis de dépôt” signé au format PDF contenant :

– les informations relatives à l’expéditeur et au(x) destinataire(s) ;

– l’empreinte électronique de chacun des fichiers constituant le pli RAR.

Lors de l’acceptation du pli par le destinataire, celui-ci signe électroniquement un “avis de réception” horodaté au format PDF. En cas d’envoi à des destinataires multiples, un avis distinct est généré lors de l’acceptation par chaque correspondant.

Une fois le téléchargement du pli effectué par le destinataire, LETRECO génère également un “avis de remise” signé au format PDF.

Les documents PDF constituant les preuves sont rendus infalsifiables par signature électronique horodatée apposée par LETRECO au moyen de certificats de signature électronique valides et automatiquement reconnus par Adobe Reader®. Ceci vous garantit la capacité de vérifier/prouver simplement l’authenticité des preuves qui restent téléchargeables à tout moment sur LETRECO.

Par quel moyen délivrez-vous des recommandés électroniques à valeur légale, comment ça marche exactement ?

C’est finalement très simple. Vous déposez sur LETRECO  le ou les fichiers constituant votre pli recommandé en précisant l’adresse email et/ou le n° de téléphone portable de votre correspondant. Celui-ci reçoit immédiatement un email le prévenant qu’un courrier recommandé tout électronique est à sa disposition. Il lui suffit alors de cliquer sur un lien pour accéder à la page de retrait.

Une fois le pli accepté par votre correspondant, il peut librement le télécharger pendant la durée légale de 16 jours.

Quel est l’environnement requis pour utiliser LETRECO ?

Vous pouvez utiliser LETRECO depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet, équipé des systèmes d’exploitation Windows (XP,Vista,7) ou Mac OS.
Nous supportons les navigateurs Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chrome et Safari.

Qui est Letreco ?

Letreco a été conçu en partenariat avec Opentrust/Docusign, le leader mondial de la signature électronique. OpenTrust/DocuSign réalise et garantit la validité de la signature du destinataire, de l’horodatage et des preuves, selon les normes les plus élevées eIDAS.

LETRECO QUALIFIEE est un service d’envoi et de gestion de courriers recommandés électroniques en conformité avec les dispositions

  • de la loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique,
  • du décret 2018-347 du 9 mai 2018, la lettre recommandée électronique,
  • du référentiel, établi par l’Anssi intitulé « Critères d’évaluation de la conformité au règlement eIDAS d’un Service d’envoi recommandé électronique qualifiés »
  • du règlement (UE) n°910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE (ci-après le « Règlement eIDAS »). Ces exigences sont listées à l’article 44 du Règlement eIDAS.

A ce titre, Equisign est Prestataire de Services de Confiance qualifiés (PSCO) au titre de la LRE et est présent :

DocuSign est PSCE qualifié (« Prestataire de Services de Confiance Qualifiés ») et est listé dans la « Trust List » européenne.

Quand j’envoie un pli RAR électronique via LETRECO, comment mes destinataires sont- ils prévenus, et suis-je moi-même informé de la réception ?

LETRECO dispose d’un système de notifications très complet qui répond à ces besoins. L’émetteur d’un pli RAR peut suivre l’état de son envoi recommandé et savoir si son correspondant l’a accepté – ou refusé.  Il reçoit un email de notification à chaque évènement significatif (dépôt d’un nouveau courrier, acceptation/refus, téléchargement, expiration, etc.).

Dans les “préférences” de son interface de travail LETRECO, l ’utilisateur a également la possibilité de régler la liste des notifications email qu’il souhaite recevoir ou inhiber.

LETRECO propose un portail habillé avec ses propres logos et images, est il possible d’en changer ?

La présentation graphique des pages du portail utilisateur LETRECO est modifiable pour les abonnements MULTI et AUTO. Pour ces formules, nous intégrons le logo de votre société à la mise en service.  Vous pouvez ensuite nous demander la modification complète du thème graphique – ou bien la modifier vous-même au moyen de l’interface d’administration de votre compte LETRECO.

Et si j’ai plusieurs fichiers à envoyer en RAR à un même correspondant ?

Avec LETRECO aucun problème, vous pouvez envoyer dans une même enveloppe RAR autant de fichiers que nécessaire dans la limite de 50 Mo, et ceci sans aucun surcoût.

Le bordereau de remise que nous vous transmettons après le retrait par votre correspondant contient le détail des pièces jointes qu’il a effectivement téléchargées.

Puis-je envoyer la même lettre recommandée à de multiples correspondants ?

Bien sur, avec LETRECO les envois groupés sont très simples. Vous pouvez associer autant de destinataires que de besoin à un même envoi RAR tout électronique, soit en les sélectionnant un par un dans votre interface de gestion de contacts, soit en créant un groupe de contacts (similaire à une liste de diffusion de messagerie) qu’il suffit d’associer à votre envoi RAR pour y inclure tous les correspondants.

Comment automatiser les envois recommandés dans les traitements par lots de nos applications informatiques ?

Pour simplifier les traitements et envois automatiques, LETRECO dispose d’une puissante interface de programmation (API) que vous pouvez facilement intégrer à vos applications afin de leur permettre de piloter elles-mêmes -et selon leur propre logique de contrôle- les envois de courriers recommandés AR.

Pour accéder aux fonctions de l’API LETRECO, vous devez souscrire à la formule d’abonnement LETRECO AUTO.

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Si vous ne trouvez pas de réponse à vos questions, n’hésitez pas à nous contacter. Décrivez-nous votre besoin dans le formulaire de contact, nous y répondrons dans les meilleurs délais.