Depuis le décret du 22 décembre 2025, la notification électronique est devenue le mode de communication par défaut entre syndics et copropriétaires. Pour les syndics confrontés aux impayés de charges, l’envoi de recommandé électronique (ERE) représente un levier concret pour formaliser les relances et accélérer le recouvrement, sans les contraintes du courrier papier.
Charges impayées de copropriété : un problème qui prend de l’ampleur
Le non-paiement des charges de copropriété n’est pas un phénomène marginal. Début 2025, la Chambre nationale des commissaires de justice estimait que près de 720 000 copropriétés connaissaient des difficultés de trésorerie, dont la grande majorité trouvait son origine dans des charges impayées. Les petites copropriétés de moins de 10 lots sont particulièrement touchées.
Pour le syndic, la gestion de ces impayés est une obligation légale. L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 lui confie la mission exclusive de recouvrer les charges, sans qu’il ait besoin d’une autorisation de l’assemblée générale. Chaque mois de retard sans action fragilise la trésorerie de l’immeuble et peut engager la responsabilité du syndic lui-même.
A retenir
Si le syndic ne réagit pas face à un impayé de charges, sa responsabilité peut être engagée. La loi lui impose d’agir, et le recommandé électronique lui permet de le faire rapidement et à moindre coût.
Les étapes de la relance pour charges impayées : ce que dit la loi
Le recouvrement des charges suit un parcours précis, formalisé par le Code de la construction et de l’habitation ainsi que par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967. Voici les principales étapes que le syndic doit suivre.
1. La relance amiable
Dès qu’un appel de fonds n’est pas réglé à sa date d’échéance, le syndic adresse une première relance au copropriétaire défaillant. Ce courrier, souvent envoyé sous forme de lettre simple, rappelle la situation comptable et informe le copropriétaire que des démarches plus formelles pourront être engagées en l’absence de règlement.
2. La mise en demeure
Si la relance simple reste sans effet, le syndic doit envoyer une mise en demeure. Cette dernière doit être transmise par recommandé avec accusé de réception ou par acte de commissaire de justice. C’est à ce stade que l’envoi de recommandé électronique pour charges impayées prend tout son sens : la mise en demeure déclenche les intérêts de retard et marque le point de départ du délai de 30 jours avant la déchéance du terme.
3. La déchéance du terme
En vertu de l’article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965, si le copropriétaire n’a pas réglé dans les 30 jours suivant la mise en demeure, le syndic peut exiger l’ensemble des charges à venir déjà votées en assemblée générale, en plus des sommes déjà dues. C’est ce qu’on appelle la « déchéance du terme ». La loi ELAN a élargi cette possibilité au budget prévisionnel et au fonds travaux, ce qui permet de regrouper toutes les sommes en une seule procédure.
4. La saisine du tribunal judiciaire
En dernier recours, si aucun accord amiable n’a été trouvé, le syndic saisit le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble. Pour les impayés d’un montant inférieur ou égal à 5 000 €, un recours préalable à un conciliateur de justice ou à un médiateur est obligatoire avant toute action en justice.
Décret du 22 décembre 2025 : le recommandé électronique pour charges impayées de copropriété devient la règle
Le décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025 a profondément modifié les règles de communication en copropriété. Avant ce texte, l’envoi postal était le mode par défaut et la voie électronique nécessitait le consentement préalable de chaque copropriétaire. La dynamique s’est désormais inversée.
Les notifications et mises en demeure sont désormais faites par voie électronique. Le copropriétaire qui souhaite continuer à recevoir ses courriers par voie postale doit en faire la demande expresse auprès du syndic. En l’absence de demande, c’est la notification dématérialisée qui s’applique.
L’article 64 du décret du 17 mars 1967, dans sa nouvelle rédaction, précise que cette notification électronique peut se faire de deux manières : par recommandé électronique, ou par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié garantissant l’intégrité des données, la sécurité et la traçabilité des communications.
Pour les syndics, cette évolution est une opportunité directe : elle légitime et simplifie le recours au recommandé électronique pour la relance de charges de copropriété, aussi bien pour les mises en demeure que pour les relances formalisées.
Comment envoyer un recommandé électronique de relance pour charges impayées de copropriété ?
La démarche pour envoyer un recommandé électronique pour charges impayées de copropriété est simple et se fait entièrement en ligne. Voici les principales étapes du processus.
1. Le syndic prépare la relance ou la mise en demeure
Le recommandé électronique (RE) de relance pour charges de copropriété doit contenir les éléments requis : identification du copropriétaire défaillant, détail des sommes dues, rappel des échéances dépassées, délai accordé pour régulariser et conséquences en cas de non-paiement.
2. L’envoi est déclenché depuis la plateforme
Le syndic se connecte à son espace, importe le document, renseigne l’adresse email du destinataire et valide l’envoi. Une preuve de dépôt est immédiatement générée.
3. Le copropriétaire reçoit une notification par email
Cette notification contient un lien sécurisé lui permettant d’accéder au document. Il peut alors accepter, refuser ou ignorer l’envoi.
4. Les preuves sont générées automatiquement
Selon l’action du destinataire (acceptation, refus, absence de réaction sous 15 jours), la plateforme enregistre la preuve correspondante.
5. Le syndic suit les statuts en temps réel
Un tableau de bord permet de visualiser l’état de chaque envoi et de relancer si nécessaire.
Avec une solution comme LetReco Simple, ce parcours est conçu pour être accessible et faciliter l’envoi de recommandé électronique par les syndics, même ceux qui ne disposent pas de compétences techniques particulières. L’interface guide l’utilisateur à chaque étape, et l’intégration via API permet aux plus gros acteurs d’automatiser complètement le processus.
Que doit contenir une relance recommandée pour charges impayées de copropriété ?
Pour être efficace et juridiquement solide, un RE pour relance de charges impayées en copropriété doit respecter un certain nombre de mentions. Qu’il s’agisse d’une simple relance ou d’une mise en demeure formelle, les informations suivantes doivent figurer dans le courrier :
- L’identité et l’adresse du syndic ainsi que du copropriétaire concerné
- Le montant et la nature des charges impayées, avec un détail des sommes réclamées
- Le rappel des dates d’exigibilité dépassées
- Le délai accordé au copropriétaire pour régulariser sa situation (généralement 15 ou 30 jours)
- La mention des intérêts moratoires applicables à compter de la mise en demeure
- Les conséquences en cas de non-paiement (déchéance du terme, action judiciaire, inscription d’hypothèque légale)
- La mention que les frais de mise en demeure et de relance sont à la charge du copropriétaire défaillant
Astuce
Pour gagner du temps sur les envois récurrents, les syndics peuvent créer des modèles de relance et de mise en demeure directement dans leur espace LetReco, puis les réutiliser à chaque trimestre. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les gestionnaires qui traitent plusieurs copropriétés.
