Réception d’un courrier recommandé papier
Lorsque des documents sont envoyés en recommandé papier, ils sont distribués par les services postaux. Les facteurs ou factrices se chargent alors de les récupérer au sein des bureaux de Poste et de les apporter aux domiciles des destinataires désignés lors de la procédure d’envoi. L’ensemble des étapes de ce processus, de l’envoi de l’enveloppe à la réception du courrier, admettent un coût. En effet, les différents achats représentent des postes de dépenses conséquents, une fois cumulés.
Ces derniers doivent être présents chez eux lors de cette réception afin de :
- Présenter un document officiel attestant de leur identité (carte nationale d’identité ou passeport)
- Signer de manière manuelle, le document tendu par le facteur ou la factrice concerné(e) par ce dépôt
Ainsi, le facteur remet ensuite un accusé de réception au sein du bureau auquel il est rattaché, afin qu’il soit envoyé à l’expéditeur comme preuve de réception. Juridiquement probante, cette dernière peut être présentée devant un tribunal en cas de contestation de réception et/ou du contenu de l’enveloppe. Matérialisé par une feuille de papier, cet accusé de réception peut facilement être perdu.
Réception d’un recommandé électronique (RE)
Recevoir une lettre recommandée électronique commence par une notification. Reçue par mail, elle informe le destinataire qu’un acteur (expéditeur) souhaite lui transmettre un recommandé électronique. Pour réceptionner l’envoi, il suffit simplement de se rendre sur son portail de messagerie électronique, de suivre le chemin indiqué et de l’accepter ou de le refuser. S’il est accepté, une identification numérique ainsi qu’une signature électronique seront demandées au destinataire.
Le cas de l’ERE
Un Envoi de Recommandé Electronique simple (ou ERE) est réalisé grâce à une simple adresse mail et nécessite :
- Une identification de l’expéditeur par login mot de passe
- Une identification du destinataire par un procédé de double authentification par mot de passe à usage unique généré automatiquement
Le cas de la LRE qualifiée
Une LRE (lettre recommandée électronique qualifiée) présente un niveau de sécurisation renforcé. Ce type d’envoi vise à transmettre des documents confidentiels de manière sécurisée. Elle induit donc :
- Une identification de niveau de confiance élevé de l’expéditeur
- Une identification substantielle du destinataire
Il vous suffit de suivre la démarche indiquée dans le contenu du mail reçu (notification de réception), de renseigner vos informations personnelles et de vérifier votre identité. Ensuite, une signature électronique vous sera demandée afin d’attester de la bonne réception de votre recommandé numérique. Vous pourrez ensuite prendre connaissance des informations incluses dans les documents joints au recommandé électronique reçu.
Réalisées à distance, ces démarches sont rapides et sécurisées afin d’assurer un transfert maîtrisé des documents joints.
Que peut-on recevoir en lettre recommandée électronique ?
Les raisons de recevoir un recommandé peuvent être multiples.
Via un ERE simple
Lorsque les documents peuvent être transmis « par tous les moyens », un envoi de recommandé électronique (ERE) suffit. Cela est notamment le cas dans les situations suivantes :
- Envoi de convocations aux assemblées générales des copropriétaires
- Transmission des procès-verbaux d’AG
- Transfert de documents relatifs à la gestion immobilière
- Demandes d’autorisations d’urbanisme
Cette liste, non-exhaustive, dépend de la nature des documents transmis ainsi que du niveau d’identification nécessaire des expéditeurs et destinataires du RE (recommandé électronique).
Via une LRE qualifiée
Il peut s’agir de documents concernant des problématiques survenant dans le cadre de ressources humaines d’une entreprise, d’investissements financiers ou de transactions immobilières réalisées, de documents transmis par des professions légales telles que les avocats ou les notaires…
Mais alors, quels courriers peut-on recevoir en recommandé ? Voici une liste non-exhaustive de situations qui nécessitent l’envoi d’un recommandé papier ou d’une LRE qualifiée, par les professionnels ou les particuliers :
- Transmission d’une notification de purge SRU
- Transfert de documents relatifs à des transactions immobilières
- Envoi de documents ressources humaines : lettres de licenciement, de démission, fichiers relatifs à la médecine du travail…
- Dépôt de demandes de rupture de contrats d’électricité, de téléphonie, de prestations de services…
- Transmission de conventions de Divorce par Consentement Mutuel (DCM)
Vous souhaitez en savoir plus sur les cas d’usage de la LRE qualifiée ainsi que de l’ERE ? N’hésitez pas à consulter nos pages secteurs/métiers.
