Prestataire de confiance inscrit sur la Trust List Européenne et Française de l’ANSSI, LetReco vous propose des solutions de recommandés électroniques.
Marque d’Equisign, entreprise experte en cybersécurité, utilisée par plus de 150 groupes (FDJ, ministères de la Justice et de la Défense, CNIL, DGFiP…), LetReco vous accompagne afin de trouver la meilleure solution d’envoi de recommandés électroniques sécurisée, rapide et économique.
Sécurité des envois recommandés dématérialisés
Conformément au cadre réglementaire du RE en France, l’envoi d’un recommandé dématérialisé sécurise la transmission de vos documents volumineux, importants, sensibles et/ou confidentiels.
En fonction du niveau de sécurisation nécessaire des documents transmis ainsi que le niveau d’identification du destinataire, le type de recommandé électronique envoyé diffère entre :
• La lettre recommandée électronique (LRE) qualifiée eIDAS répond aux exigences de l’ANSSI avec son authentification substantielle du destinataire
La LRE est juridiquement équivalente à la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) papier depuis le décret sur la lettre recommandée électronique entré en vigueur le 1er janvier 2019 (n°2018-347 du 9-mai 2018).
Ce type d’envoi nécessite une double authentification : celle de l’expéditeur avant l’envoi du courrier et celle du destinataire avant l’ouverture du document reçu. Les identifications numériques assurent la sécurisation des données contenues dans les fichiers transmis.
La LRAR dématérialisée vous permet de transmettre des documents sensibles tels que :
- Projets de VEFA
- Formulaires DIA
- Respects de délais légaux
- Notifications de non-respect contractuel
- Résiliations
- Licenciements et autres problématiques RH
- L’envoi recommandé électronique simple (ERE simple) d’une adresse électronique à une autre
Ce type d’envoi, encadré par le décret n°2020-834 du 2 juillet 2020, nécessite seulement une adresse de messagerie électronique pour assurer une transmission électronique de documents. Moins réglementé que la LRE, l’ERE simple vous permet de transmettre des documents grâce à une simple adresse de messagerie électronique.
La solution d’ERE LetReco vous garantit :
- Un envoi horodaté qualifié eIDAS
- Une identification par login mot de passe de l’expéditeur
- Une signature électronique avec un cachet avancé des preuves
- Une disponibilité des preuves de dépôt, d’acceptation et de réception durant un an
- Un système de relance effectué automatiquement, au bout de 48 heures, en cas d’absence de réponse
- Un archivage du contenu des enveloppes envoyées pendant un an sur les serveurs français sécurisés Equisign
L’envoi de recommandés électroniques simples, vous permet de transmettre les documents suivants, en accord avec les réglementations associées :
- Notifications SRU durant vos transactions immobilières (achats/ventes), en accord avec l’article 43 du règlement eIDAS
- Mises en demeure, selon les statuts juridiques concernés
- Convocations d’assemblées générales de syndics de copropriété, selon l’article 48 du décret n°2020-834 du 2 juillet 2020
- Procès-verbaux associés aux assemblées générales réalisées, de copropriétaires ou de parties prenantes d’une entreprise
A noter que les formats ainsi que les niveaux d’authentification diffèrent en fonction des fichiers envoyés.
Cadre légal du recommandé avec AR électronique en France
Valeur juridique des recommandés électroniques
Les nombreux décrets sur les recommandés électroniques vous permettent d’assurer la sécurisation de vos envois notamment grâce à l’identification, forte ou substantielle, de l’identité du ou des destinataire(s) concerné(s).
Conformément aux exigences de l’article du décret du recommandé électronique, 93-1 de la loi pour une République numérique, LetReco assure un service d’envoi avec :
- Signature électronique avec un cachet avancé des preuves afin d’assurer l’identification de la personne (morale ou physique) réceptionnant les documents
- Horodatage électronique qualifié eIDAS permettant d’assurer l’intégrité et l’authenticité des pièces envoyées
- Identification, avec un niveau de confiance élevé, de l’expéditeur de la LRE
- Authentification et identification substantielle du destinataire
- Traçabilité et suivi des envois rapidement et facilement depuis votre interface
- Accès aux preuves juridiquement probantes d’envoi, de réception, de non-réclamation, d’acceptation et/ou de refus
- Relance en cas d’absence de réponse du destinataire, au bout de 48 heures
- Archivage du contenu mis sous pli ainsi que des preuves associées durant 7 jours, sur nos serveurs sécurisés situés en France
L’encadrement de l’e-recommandé en France
La loi Elan, la loi pour une République numérique ou encore le règlement eIDAS… vous assurent une sécurisation ainsi qu’une authentification forte du destinataire assurant la réception de vos enveloppes, contre une signature électronique qualifiée.
Parmi les avantages de nos solutions d’envoi de recommandés électroniques :
- Rapide : envoi et réception immédiats grâce à une démarche dématérialisée
- Efficace : compression de vos documents volumineux envoyés d’un seul et même endroit
- Facile : tous les formats de fichiers sont compatibles avec ce type d’envoi sécurisé
- Groupée : contrairement au format papier qui nécessite de remplir plusieurs bordereaux et de mettre sous pli des documents dans des enveloppes diverses aux adresses différenciées, une seule démarche suffit (réalisée en quelques clics seulement) pour permettre un envoi groupé
- Traçable : accédez rapidement et directement à l’historique de vos envois, à votre carnet de destinataires, aux documents transmis… en seulement quelques secondes depuis votre interface administrateur
- Juridiquement probante : la transmission de documents par LRAR (lettre recommandée avec accusé de réception) 100 % électronique vous donne accès à l’ensemble des preuves dont vous pourriez avoir besoin dans le cadre d’un procès devant un tribunal : dépôt, acceptation ou refus, réception ou non-réclamation
- Economique : un coût 2 à 8 fois moins élevé pour la version électronique de la LRAR
En tant que tiers de confiance, LetReco vous assure un envoi rapide et simplifié de recommandés électroniques qui respecte les décrets relatifs au service de recommandé électronique ainsi que les cadres français et européens.
