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Recommandé papier ou électronique : lequel choisir ?

Recommandé papier ou électronique : lequel choisir ? Apprenez-en plus sur les différences et les procédures de ces envois. Les experts LetReco vous éclairent afin de réaliser votre choix en toute connaissance de cause.

L’envoi d’un recommandé, avec ou sans accusé de réception, admet comme objectif premier d’attester la réalisation d’un envoi. Lettre de résiliation de contrat, courrier attestant la perte de votre carte bancaire,… les raisons d’opter pour un recommandé sont nombreuses.

Agissant comme une preuve dans le cadre d’une procédure ou d’une contestation, le recommandé admet plusieurs formats. Entre un courrier électronique et un recommandé sous format papier, quel est le meilleur choix ? Le format électronique admet la même valeur juridique que le format classique tout en admettant des démarches d’envoi simplifiées et un moindre coût.

Dans cet article de blog concernant le recommandé électronique, nous ferons un parallèle entre les formats papier et électronique. Ainsi, suite à la lecture de ce dernier, vous pourrez répondre à la question : « Vaut-il mieux envoyer un recommandé papier par La Poste ou bien choisir une solution dématérialisée ? ».

Envoi d’un courrier recommandé papier : démarche longue et contraignante

La démarche d’envoi d’un courrier recommandé papier est chronophage, énergivore et contraignante. Cette procédure est pourtant essentielle pour attester l’envoi, la réception (en cas d’achat d’un AR) et la prise en compte du contenu de l’enveloppe expédiée.

Nombreuses étapes à suivre afin d’envoyer un papier recommandé

Pour envoyer un papier recommandé, vous devez notamment :

  1. Acheter une enveloppe au format adapté au contenu à expédier ;
  2. Insérer les documents à transmettre, dans celle-ci, et y inscrire l’adresse d’expédition au recto (au niveau de la partie inférieure droite de l’enveloppe) ;
  3. Acheter un bordereau de recommandé papier, avec ou sans accusé de réception ;
  4. Remplir le nom et l’adresse du destinataire sur 3 lignes afin qu’elle soit considérée comme valide par La Poste ;
  5. Remplir l’identité et l’adresse de l’expéditeur ;
  6. Indiquer le niveau de garantie choisi en cas de perte : R1, R2 ou R3 (coût variable en fonction de ce choix) ;
  7. Retirer la bande protectrice située au dos du recommandé et la conservez soigneusement ;
  8. Coller le recommandé, préalablement rempli avec l’ensemble des informations nécessaires, au verso de l’enveloppe ;
  9. Décoller l’étiquette du code-barres située sur la bande protectrice, gardée durant l’étape 7 ;
  10. Coller ce sticker sur le recto de l’enveloppe, à gauche de l’adresse de destination ;
  11. Vous rendre dans un bureau de Poste ;
  12. Peser et affranchir l’enveloppe, moyennant des frais supplémentaires ;
  13. Récupérer le feuillet de preuve de dépôt transmis par un membre du personnel des services postaux.

Le feuillet constitue une preuve de dépôt de votre recommandé. Il est alors essentiel de le garder en votre possession. Il contient également le tampon de La Poste ainsi que le numéro de suivi vous permettant de contrôler l’acheminement de votre courrier. En cas de réclamation, vous pourrez fournir cette preuve.

La Poste vous transmet ensuite, en cas d’achat d’AR, le coupon prouvant la bonne réception du recommandé, signé par le destinataire.

Réception d’un recommandé papier : présence à domicile nécessaire

Vous recevez un courrier recommandé papier ? La réception à domicile est également complexe, surtout lorsque vous ne pouvez pas vous rendre disponible lors de cette dernière. En effet, afin de signer le document attestant de votre présence, vous devez être présent. Votre journée de travail devra donc être aménagée dans le but de retirer, contre signature et présentation d’un document attestant votre identité, votre courrier recommandé.

Vous ne pouvez pas réceptionner votre courrier recommandé avec accusé de réception ? Une procuration peut être réalisée afin que l’un de vos proches puisse le retirer à votre place.

Risques d’erreurs du courrier recommandé papier

Les risques d’erreurs sont nombreux lors de la démarche d’envoi d’un recommandé papier. Coller le bordereau sur le verso et non pas sur le recto de l’enveloppe, bien conserver la bande protectrice car elle contient le code-barres à disposer ensuite sur le recto du courrier, renseigner l’adresse sur trois lignes… Un casse-tête capable de décourager un grand nombre d’expéditeurs.

Coût important du recommandé papier

Suivre cette démarche d’envoi admet un certain coût. Le principal élément faisant varier le prix de votre courrier recommandé papier est le poids des documents mis sous pli.

Une enveloppe d’une dimension d’un tiers de page A4 (de dimension C6/5) pèse environ 4,5 grammes et une feuille A4 d’un grain de 80 grammes admet un poids moyen de 5 grammes. Admettons que vous deviez envoyer un dossier comprenant 10 pages afin de faire une proposition d’achat pour un bien immobilier. Les preuves de vos revenus perçus durant les derniers mois, les documents faisant état de votre capacité d’emprunt, la lettre manuscrite faisant état de votre offre, etc. Les pièces à fournir sont nombreuses. Le poids de cette enveloppe sera d’environ 50 grammes auxquels s’ajouteront les 4,5 grammes initiaux de l’enveloppe vide. Arrondissons et disons que le pli pèse alors 55 grammes.

L’envoi d’un courrier recommandé papier, vers la France, voit également son prix varier en fonction du niveau de garantie sélectionné. Envoyer un courrier recommandé papier pesant 55 grammes coûte alors, en moyenne, entre 6 et 9 euros.

Recommandé électronique : démarche et valeur juridique

Un recommandé électronique admet une démarche simplifiée par rapport à celle du courrier recommandé papier.

Valeur juridique d’un recommandé 100 % électronique

Dans le cadre d’une démarche nécessitant l’envoi d’un recommandé, le recommandé électronique qualifié est obligatoire, en accord avec l’article 44 du Règlement eIDAS (sauf pour les documents de copropriétés, en accord avec la loi du 10 juillet 1965). Par exemple, afin de notifier un salarié d’une sanction disciplinaire, d’un licenciement ou bien pour résilier un bail commercial, l’envoi d’un recommandé, électronique ou papier, est obligatoire.

Dans le cadre de cette démarche, il faut privilégier une LRE qualifiée. En effet, afin d’envoyer une lettre de licenciement, l’identité de l’expéditeur doit être prouvée avec un niveau de confiance élevé (identification et authentification). L’identité du destinataire doit également être vérifiée, avec un niveau substantiel de garantie. Le prestataire choisi doit également être qualifié eIDAS, être inscrit sur la liste de confiance de l’ANSSI et sur la Trust List Européenne. C’est notamment le cas de LetReco, marque d’Equisign assurant vos envois sécurisés depuis 2012.

Néanmoins, si l’envoi peut être réalisé par tous moyens, l’ERE simple peut être envisagé. C’est notamment le cas dans le cadre de l’envoi d’une convocation à une Assemblée générale de copropriétaires.

Les différences majeures entre les deux solutions d’envoi sont les niveaux de vérification, d’authentification et d’identification de l’expéditeur et du destinataire.

Rapidité d’envoi d’un recommandé électronique

Pour envoyer un recommandé 100 % électronique, plus besoin de vous déplacer à La Poste, de coller le bordereau, de peser l’enveloppe ni de l’affranchir. Pour réceptionner votre courrier, vous n’aurez plus besoin d’être à domicile. De nombreuses contraintes sont alors éliminées grâce à la digitalisation de l’envoi de recommandés.

Il vous suffit de créer un compte dans la boutique LetReco afin de renseigner l’ensemble de vos informations personnelles, de vous rendre sur le type de recommandé que vous souhaitez envoyer, d’entrer les informations concernant le destinataire et de joindre vos documents.

En quelques clics, votre courrier recommandé avec accusé de réception est envoyé ! La démarche est simplifiée et vous permet également de réaliser des économies financières. En effet, la mise sous pli, l’affranchissement, la pesée… ne sont plus nécessaires.

Une autre différence entre un recommandé par voie électronique ou par facteur est son coût. L’envoi d’un recommandé simple dématérialisé admet un prix moyen de 2 euros. Elle peut contenir jusqu’à 250 Go de documents joints, surpassant alors largement les 10 feuilles A4 contenues dans le pli envoyé par La Poste dans l’exemple précédent, coûtant une dizaine d’euros.

Recommandé papier ou électronique : similitudes et différences

Pour conclure, entre un recommandé papier et un envoi 100 % électronique, voici les principales similitudes et différences.

Les deux formats admettent certaines similitudes car ils permettent tous deux de :

  • Envoyer de nombreux documents à un ou plusieurs destinataire(s) identifié(s) ;
  • Assurer une preuve juridiquement probante, de l’envoi effectué ;
  • Fournir des preuves de dépôt et de réception, plus ou moins rapidement ;
  • Assurer un suivi en ligne, grâce au numéro fourni par La Poste ou par le prestataire choisi ;
  • Identifier et authentifier l’expéditeur pour l’envoi, et le destinataire pour le retrait du courrier recommandé ;
  • Signer la preuve de réception, physiquement ou électroniquement.

Les principales différences entre un recommandé numérique et un courrier recommandé papier sont les suivantes :

  • Documents envoyés : les pièces jointes d’un recommandé électronique peuvent aller jusqu’à 250 Go, sans frais supplémentaire ;
  • Facteurs d’authentification et d’identification : chez LetReco, ils sont qualifiés, certifiés, sécurisés et substantiels ;
  • Preuves de dépôt et d’acceptation : elles sont disponibles en temps réel pour le format électronique ;
  • Envoi groupé : par voie numérique, il est réalisé en quelques clics ;
  • État de votre recommandé (accepté, refusé, ignoré ou NPAI) : il est consultable instantanément dans le cadre de l’envoi d’un recommandé avec accusé de réception dématérialisé ;
  • Signature électronique : elle est qualifiée eIDAS, sécurisée et réalisée rapidement, sans avoir besoin d’être présent à domicile ;
  • Coût : un recommandé électronique est 2 à 8 fois moins cher qu’un recommandé papier.