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Envoyer un courrier recommandé en format papier ou électronique ?

Vaut-il mieux envoyer un recommandé papier ou 100 % électronique ? Découvrez les avantages et les inconvénients des deux formats avec LetReco.

L’envoi d’un recommandé, électronique ou papier, a pour but de transmettre des documents importants et d’obtenir des preuves d’envoi, de réception ainsi que d’acceptation/de refus prouvant la réalisation de ces démarches. Ainsi, cette démarche d’envoi d’un RAR (recommandé avec accusé de réception), qu’elle soit réalisée en bureau de poste ou bien de manière dématérialisée, vise à transmettre des fichiers importants de manière maîtrisée et sécurisée.

Plus ou moins chronophage, la démarche d’envoi d’un recommandé dépend du type de document à transmettre ainsi que du niveau de sécurité nécessaire à sa transmission.

Dans cet article de blog LetReco, nous vous aidons à choisir un recommandé avec envoi papier ou digitalisé pour assurer une transmission rapide et sécurisée de vos documents mis sous pli ou joints.

Envoyer un recommandé | Papier avec les services postaux

Afin d’envoyer un recommandé papier, un grand nombre d’étapes est nécessaire.

Démarche d’envoi d’un recommandé avec accusé de réception dans un bureau de poste

Pour envoyer un recommandé avec accusé de réception papier, vous devez vous déplacer dans un bureau de poste pour :

  • Acheter un bordereau d’envoi de recommandé ainsi qu’une enveloppe au bon format ;
  • Insérer vos documents dans l’enveloppe achetée ;
  • Remplir les adresses d’expédition et de destination sur le bordereau ;
  • Retirer la partie arrière du recommandé, en la conservant ;
  • Coller le recommandé avec accusé de réception sur le verso de l’enveloppe ;
  • Renseigner l’adresse de destination sur le recto de l’enveloppe sur 3 lignes afin qu’elle soit considérée comme valide par La Poste ;
  • Coller l’étiquette de code-barres (présente sur la partie du bordereau retirée quelques étapes auparavant) à gauche de l’adresse de destination (inscrite au recto de l’enveloppe) ;
  • Aller au comptoir du bureau de Poste dans lequel vous vous trouvez actuellement ;
  • Peser et affranchir votre enveloppe afin d’envoyer un recommandé papier ;
  • Conserver la preuve de dépôt transmise par un membre du personnel des services postaux.

Risques et contraintes d’un envoi de recommandé papier

Faisant état du numéro de suivi de distribution de votre courrier, il est essentiel de conserver la preuve de dépôt juridiquement probante. N’étant matérialisée que par une simple et unique feuille de papier volante, les risques de perte sont importants.

Cette démarche papier admet également de nombreux postes de dépenses avec l’achat du bordereau, le choix de l’accusé de réception, la sélection du niveau de garantie en cas de perte/vol/avarie et l’ensemble des services postaux associés (mise sous pli, pesée, affranchissement, distribution, suivi…).

De plus, la personne réceptionnant le recommandé devra se trouver à domicile à ce moment précis afin de signer la feuille tendue par le facteur, suite à la demande de son document d’identité officiel, attestant sa bonne réception ainsi que son identité.

Envoyer une lettre recommandée numérique vous coûte 2 à 8 fois moins cher et ne nécessite que très peu de démarches. Gain de temps, économies financières… cette démarche dématérialisée est réellement avantageuse.

Envoyer une lettre recommandée | Format 100 % électronique

Envoyer une lettre recommandée qualifiée 100 % électronique détient la même valeur juridique qu’un RAR (recommandé avec accusé de réception) papier, selon l’article 44 du règlement eIDAS du 1er janvier 2019.

Une lettre envoyée en recommandé électronique vous permet d’assurer la transmission des documents nécessitant des preuves d’envoi, de dépôt, de réception, une remise contre signature et une vérification de l’identité du destinataire. De gros volumes, classifiées, sensibles, nominatives… ces données sont envoyées en quelques clics seulement et de manière sécurisée avec l’envoi d’une LRE LetReco.

L’envoi d’une lettre recommandée qualifiée eIDAS 100 % électronique vous permet également d’optimiser vos déplacements, votre temps et de réaliser des économies financières non-négligeables.

Pourquoi envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception électronique ?

En tant que professionnel, quel que soit votre secteur d’activité, vous devez parfois envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) afin de transmettre certains documents. Sensibles et/ou nécessitant une identification élevée des destinataires et des expéditeurs, ces fichiers peuvent être transmis par voie électronique par le biais d’une LRE (lettre recommandée électronique qualifiée par définition).

Voici une liste non-exhaustive des dossiers pouvant être transférés par recommandé électronique qualifié :

  • Notifications de purge SRU,
  • Conventions de Divorce par Consentement Mutuel (DCM),
  • Divers contrats nominatifs et confidentiels,
  • Lettres de démission, de licenciement, d’accidents de travail…,
  • Documents concernant des transactions immobilières (achats et ventes),
    (…)

En fonction du type de document mis sous pli ou joints à votre recommandé électronique (RE), le niveau de garantie choisi en cas de vol/perte/avarie (R1, R2 ou R3) sera différent. Plus la garantie choisie est élevée et plus le tarif de cette dernière l’est également. En effet, si vos fichiers sont considérés comme sensibles, confidentiels ou classifiés, il vaut mieux choisir le niveau de recommandation le plus élevé : R3.

Comment envoyer une lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) ?

Vous vous demandez comment envoyer une lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) ? Juridiquement équivalent au recommandé papier, cet envoi est toutefois plus simple et plus rapide que celui réalisé en bureau postal.

En effet, vous n’avez qu’à sélectionner un fournisseur de RE (recommandé électronique) qualifié eIDAS et inscrit sur les listes de confiance européenne et française. C’est notamment notre cas chez LetReco, solution d’envoi de recommandés dématérialisés depuis 2012.

Ensuite, vous devez vous connecter sur la plateforme associée afin de :

  • Renseigner vos informations personnelles ainsi que celles du (des) destinataire(s) choisi(s) ;
  • Vous identifier avec un niveau de confiance élevé ;
  • Joindre les documents que vous souhaitez envoyer en LRE ;
  • Réaliser votre envoi.

Quelques clics suffisent afin de transmettre de nombreux documents sensibles, de manière sécurisée, à plusieurs destinataires. Cette démarche rapide et financièrement avantageuse (2 à 8 fois moins chère) peut être réalisée à n’importe quel moment et d’où vous le souhaitez !

Choisissez LetReco comme prestataire de confiance, marque d’Equisign entreprise experte en cybersécurité pour vos envois de recommandés 100 % électroniques rapides, aux preuves juridiquement probantes reçues instantanément et à l’équipe disponible afin de vous orienter vers la solution d’envoi qui vous correspond !

Besoin de plus d’informations concernant les démarches à réaliser, les cas d’usage associés, les offres de RE LetReco… ? Contactez-nous pour obtenir plus de renseignements sur l’envoi de LRAR électroniques et d’ERE.

Envoyer une lettre recommandée électronique/ERE | Démarche 100 % numérique

Envoyer une lettre recommandée électronique ou un ERE (envoi de recommandé électronique simple) est plus facile, rapide et économique que le même service proposé par les bureaux de poste en format papier.

Afin d’assurer un ERE (envoi de recommandé électronique), vous avez besoin que d’une simple adresse mail de destination.

La LRE (lettre recommandée électronique) est par définition « qualifiée ». Elle admet, comme dit précédemment dans cet article, la même valeur juridique que le recommandé papier. Pourtant, la démarche à suivre afin de l’envoyer nécessite beaucoup moins d’étapes.

En effet, l’envoi d’une LRAR (lettre recommandée avec accusé de réception) ou d’un recommandé avec accusé de réception 100 % dématérialisé :

  • Ne nécessite pas que vous vous déplaciez dans un bureau de Poste ;
  • Est réalisé depuis chez vous, quand vous le souhaitez ;
  • Est 2 à 8 fois moins cher qu’un envoi papier ;
  • Ne nécessite que quelques étapes essentiellement des cases à cocher et des renseignements à taper rapidement sur votre ordinateur/tablette ;
  • Vous permet de recevoir instantanément les preuves de dépôt, d’acceptation/de refus et de réception, juridiquement probantes devant un tribunal ;
  • Évite les risques de perte du morceau de papier attestant la bonne réception du recommandé envoyé avec AR (accusé de réception) ;
  • Vous permet d’envoyer un grand nombre de documents (jusqu’à 250 Mo) en une seule fois ;
  • Vous permet d’envoyer des recommandés électroniques groupés, en quelques clics seulement.

2 à 8 fois moins cher que la démarche papier, l’envoi d’une LRAR dématérialisée/d’un recommandé avec accusé de réception 100 % électronique vous permet de gagner du temps, de réaliser des économies financières et d’éviter de vous déplacer dans un bureau de Poste pour réaliser la même démarche, que vous êtes en mesure de réaliser depuis où vous voulez, quand vous le souhaitez.

Envoyer un courrier recommandé : papier vs. électronique

En résumé, vaut-il mieux envoyer un courrier recommandé papier ou 100 % électronique ? En fonction du volume de documents à transmettre, du temps que vous pouvez accorder à cette démarche ainsi qu’aux efforts que vous souhaitez y consacrer, une démarche ou une autre sera privilégiée.

En effet, envoyer une LRE (lettre recommandée électronique qualifiée) ou un ERE simple (envoi de recommandé électronique simple) est :

  • Moins chronophage : un ERE ne nécessite qu’une adresse mail ;
  • Rapide et efficace : envoi et réception immédiats ;
  • Sécurisé : identification de l’expéditeur par login mot de passe et du destinataire par mot de passe à usage unique généré automatiquement (ERE) ;
  • Qualifié : identification de l’expéditeur avec un niveau de confiance élevé et du destinataire par identification substantielle (LRE qualifiée) ;
  • Moins coûteux : un RE est 2 à 8 fois moins cher qu’un recommandé avec accusé de réception papier ;
  • Juridiquement probant : preuves d’envoi, de réception et d’acceptation/refus reçues instantanément ;
  • Signé rapidement par voie électronique, avec un cachet avancé des preuves ;
  • Horodaté et qualifié eIDAS ;
  • Archivé (contenu et preuves) sur des serveurs sécurisés français pendant une durée allant d’1 an pour l’ERE à 7 ans pour la LRE.